• Foreningen skal være hjemmehørende i Esbjerg Kommune.
• Arrangementet skal være offentligt tilgængeligt, og skal bekendtgøres offentligt.
• Arrangementet skal være ”egnet” til Musikhuset, og have bred interesse og tilbyde en kulturel oplevelse. 
• Arrangementet må ikke influere på Musikhuset Esbjerg planlagte kulturprogram.
• Arrangementet må ikke have kommerciel sigte.

Desuden kan to af dagene anvendes af Esbjerg Kommune (dog normalt ikke institutioner) til egne kulturelle, eller andre egnede arrangementer – primært med offentlig adgang.

I tildelingen af et lokale, er de normalt indeholdte ydelser i grundlejen, samt vederlags fri brug af én fast tekniker, i det tidsrum, hvor arrangøren/dennes personale/materiel opholder sig i Musikhuset Esbjerg.

I forbindelse med lån af lokale, er Musikhuset Esbjerg berettiget til at fakturere alle ydelser, som ikke er omfattet af ovenstående i henhold til deres gældende prisliste. 

Lån af lokale kan kun tildeles i den udstrækning, der er ledige lokaler til rådighed. 

• Ansøgning om tildeling af gratis lån af lokale, skal sendes til Musikhuset Esbjerg på mail info@mhe.dk, mrk. ”Ansøgning om gratisdag” og skal foruden den indholdsmæssige beskrivelse indeholde et budget for arrangementet, samt foreningens seneste reviderede årsregnskab.
• Musikhuset Esbjerg behandler ansøgningen og indstiller herefter ansøgningen til Esbjerg Kommune, Kulturadministrationen. 
• Esbjerg Kommune, Kulturadministrationen godkender eller afslår indstillingen og Musikhuset Esbjerg sender svar til ansøgeren.

• Offentlige og/eller selvejende institutioner, der i forvejen finansieres af offentlige midler.
• Ansøgninger om afvikling af kurser/konferencer.
• Der kan ikke tildeles en gratisdag, hvis arrangementet forventes at give overskud, eller hvis foreningen har en formue over 50.000kr.

Lån af salen er inkl. forbrugsafgifter. 
Øvrige udgifter til fx personale og rengøring afholdes af brugeren, og vil blive opkrævet af Musikhuset.
Ved udleje opkræves depositum.

Arrangement med opkrævning af entré 

Her opkræves normalt salsleje efter gældende takst (pt. 5.100 kr. pr. gang). 

Der er mulighed for selv at medbringe personale til brug for billetsalg, scenehjælp o.a. (skal aftales i forvejen med Musikhuset), og salen skal afleveres ryddet og i samme stand som den modtages.

Der kan maksimalt bevilges to gratis øvedage pr. entrégivende dag. Denne bestemmelse er der især tænkt på teaterforestillinger, der har behov for at øve med kulisser opsat til forestillingen.

Lejer hæfter for eventuelle skader, forvoldt under dennes brug af salen.
Der opkræves depositum til dækning af evt. skader, samt manglende oprydning (pt. 3.800 kr.)